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Com Coronavírus, seus eventos precisam ser adiados? Saiba como lidar com essa situação

17 de abril de 2020

A pandemia do covid-19 trouxe, entre diversas consequências, os adiamentos de todos os tipos de eventos que promovam aglomeração. Para as empresas, resta o cancelamento definitivo ou o adiamento. No mundo do entretenimento, por exemplo, especialistas acreditam que os shows só voltarão a acontecer em 2021.

Mas a paralização atual serve para todos os tipos de eventos, até mesmo os profissionais como palestras internacionais que contariam com a tradução simultânea. Se a sua empresa teve que adiar algum evento importante, confira nossas dicas de como lidar com essa situação.

Avise aos envolvidos

Nesta situação, todos já esperam pelo adiamento ou cancelamento do evento, mesmo assim ainda deve haver um comunicado oficial. No momento, recomenda-se o adiamento e não o cancelamento ou reagendamento (com data determinada futuramente, diferentemente do adiamento).

O governo federal liberou uma Medida Provisória que dispensa a necessidade do reembolso imediato do valor do ingresso.

Segundo a MP, em vez de devolver o dinheiro, a empresa poderá remarcar os serviços, as reservas ou os eventos cancelados; disponibilizar crédito para uso ou abatimento na compra de outros serviços das mesmas empresas, ou firmar outro acordo com o consumidor.Exame

Além do público, todos os outros envolvidos com o evento devem ser avisados oficialmente, como os próprios palestrantes, empresa de tradução simultânea que prestaria o serviço para que eles possam comunicar seus tradutores e intérpretes de idiomas. Outros serviços também podem estar envolvidos, se o evento fosse acontecer em um auditório alugado, por exemplo, empresa de buffet, recepcionista etc.

Após avisar todos os envolvidos diretos através de telefonemas e e-mail, a empresa pode fazer esse comunicado oficial através das suas mídias e site oficial, bem como sugerir que os palestrantes façam o mesmo.

Segundo a MP, o evento adiado deve ser remarcado em até um ano após o fim da calamidade em saúde pública, atualmente prevista até 31 de dezembro deste ano.

Se preferir, cancele

Apesar das recomendações de adiamento, pode ser mais viável para a empresa cancelar. O cancelamento causa uma ruptura “definitiva”, os envolvidos não vão mais estar atentos para a possibilidade de o evento ser realizado.

Futuramente, quando os eventos voltarem a acontecer, a empresa acaba perdendo a “preferência” diante das outras empresas fornecedoras. Por exemplo, um evento adiado pode ter preferência na agenda da empresa de interpretação frente a novos eventos e eventos adiados.

Outro benefício é que com o adiamento a situação de reembolso entre as empresas é mais fácil de lidar, uma vez que o serviço será prestado em algum momento e não será necessário devolver o dinheiro.

De acordo com a MP, o relacionamento entre a empresa responsável pelo evento e seu público deve ser baseado na devolução do dinheiro do ingresso em até um ano em caso de cancelamento.

Neste caso, o valor terá de ser corrigido pela inflação do período. – Exame.

Lembrando que é um ano após o fim da calamidade em saúde pública, previsto até 31 de dezembro deste ano.

Não esqueça de avisar a todos os envolvidos da mesma forma como explicamos no caso de adiamento.

Deixe a decisão clara

Independentemente de adiar ou cancelar o evento, garanta que a mensagem será compreendida. Cuidado para não deixar as pessoas confusas sobre se o evento está sendo cancelado ou apenas adiados e que futuramente elas serão avisadas sobre uma nova data.

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